Protocollo di gestione del canale etico I01P09

Revisione 01
Data di revisione: 08/06/2023

INDICE

1. OBIETTIVO

2. DEFINIZIONI

3. COSA SI PUÒ COMUNICARE?

4. CHI PUÒ COMUNICARE?

5. MISURE DI PROTEZIONE

6. PROCEDURA D’AZIONE

6.1. Interposizione

6.2. Accoglienza e valutazione

6.3. Indagini e risoluzioni interne

7. CANALE INFORMATIVO ESTERNO

8. RISERVATEZZA

9. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

1. OBIETTIVO

Il presente Protocollo ha lo scopo di determinare le modalità di gestione delle comunicazioni ricevute attraverso il Canale Etico delle società che compongono il GRUPPO ENINTER (di seguito, “ENINTER”), nel rispetto delle norme di legge vigenti e delle disposizioni aziendali interne.
Link di accesso al Canale Etico: https://canaldedenuncias.escura.com/#/submission?context=cb3afd21-f01f-4c14-95f5-3b6b58b5db70
Link per la consultazione dello stato della comunicazione: https://canaldedenuncias.escura.com/#/

2. DEFINIZIONI

Canale etico: canale di comunicazione che un’entità mette a disposizione di persone interne e/o esterne all’organizzazione per comunicare la commissione di violazioni.
Informatore: persona fisica che riferisce informazioni sulle violazioni ottenute nell’ambito della propria attività.
Ritorsione: qualsiasi azione od omissione, diretta o indiretta, che si verifichi in un contesto lavorativo, che sia motivata da una comunicazione interna e che provochi o possa provocare un pregiudizio ingiustificato al segnalante.
System Manager: persona responsabile della ricezione e della gestione delle comunicazioni ricevute attraverso il Canale Etico di ENINTER.

3. COSA SI PUÒ COMUNICARE?

È possibile comunicare attraverso il Canale Etico:

(a) qualsiasi atto o omissione che possa costituire una violazione del diritto dell’Unione europea, a condizione che:

– Rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea elencati nell’allegato della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;

– pregiudicare gli interessi finanziari dell’Unione europea; oppure

– Esse incidono sul mercato interno, comprese le violazioni delle regole di concorrenza dell’UE e degli aiuti concessi dagli Stati, nonché le violazioni relative al mercato interno in relazione ad atti che violano le norme sull’imposta sulle società o a pratiche volte a ottenere un vantaggio fiscale che vanificherebbe l’oggetto o lo scopo della normativa sull’imposta sulle società.

b) Azioni o omissioni che potrebbero costituire un reato penale o amministrativo grave o molto grave (ad esempio, molestie sessuali).

Il Canale è il canale preferenziale per segnalare le azioni o le omissioni sopra elencate. Nel caso in cui un membro di ENINTER riferisca verbalmente un’infrazione al proprio superiore, dovrà portare i fatti all’attenzione del responsabile del Sistema attraverso il Canale etico.

Importante: la mancata segnalazione di un’infrazione attraverso il Canale Etico potrebbe essere intesa come una violazione del buon contratto e come indisciplina o disobbedienza sul lavoro da parte del lavoratore in questione, con sanzioni disciplinari per tale comportamento in conformità al contratto collettivo applicabile e allo Statuto dei Lavoratori.

4. CHI PUÒ COMUNICARE?

Il Canale può essere utilizzato da persone che hanno ottenuto informazioni sulle violazioni in un contesto lavorativo o professionale, anche in qualsiasi caso:

– persone che hanno lo status di impiegati o dipendenti pubblici;
– lavoratore autonomo;
– azionisti, soci e persone appartenenti all’organo di amministrazione, di direzione o di vigilanza, compresi i membri non esecutivi; e
– qualsiasi persona che lavori per o sotto la supervisione e la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori di ENINTER.

Può essere utilizzato anche da chi comunica o divulga pubblicamente informazioni sulle violazioni ottenute nell’ambito di un rapporto di lavoro o di legge già concluso, da volontari, tirocinanti, apprendisti in formazione (retribuiti o meno), nonché da coloro il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato, nei casi in cui le informazioni sulle violazioni siano state ottenute durante il processo di assunzione o di negoziazione precontrattuale.

5. MISURE DI PROTEZIONE

Le persone che segnalano o rivelano violazioni attraverso il Canale etico hanno diritto alla protezione, a condizione che si verifichino le seguenti circostanze:

(a) hanno ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni fornite siano vere al momento della comunicazione o divulgazione, anche se non forniscono prove conclusive, e che le informazioni rientrino nell’ambito di applicazione materiale; oppure

b) la comunicazione o la divulgazione è stata effettuata in conformità con i requisiti della Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.

Le persone che comunicano o divulgano sono escluse dal diritto alla protezione:

a) Informazioni contenute nelle comunicazioni che sono state rifiutate dal Canale:

– Dove i fatti non sono credibili;

– Quando i fatti non costituiscono un illecito amministrativo o penale grave o gravissimo;

– Quando la comunicazione è manifestamente infondata o vi sono ragionevoli motivi per ritenere che sia stata ottenuta attraverso la commissione di un reato. In quest’ultimo caso, oltre all’inammissibilità, i fatti costituenti reato saranno deferiti alla Procura della Repubblica; e

– Quando le informazioni non contengono nuovi dati significativi sulle infrazioni rispetto a una comunicazione precedente per la quale sono state completate le procedure pertinenti, a meno che non vi siano nuove circostanze che giustifichino un seguito diverso.

b) Informazioni relative a reclami su conflitti interpersonali.

(c) Informazioni che sono già pienamente disponibili al pubblico o che sono semplici dicerie.

Non saranno tollerate ritorsioni di alcun tipo nei confronti di un informatore che scelga di utilizzare il Canale Etica in buona fede, e potrà essere sanzionato solo l’uso improprio del Canale Etica sotto forma di comunicazioni false, infondate e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o danneggiare terzi. A tal fine, ENINTER si riserva il diritto di intraprendere azioni appropriate contro qualsiasi persona che compia ritorsioni nei confronti di un informatore.

6. PROCEDURA D’AZIONE

6.1. Interposizione

Ove possibile, la comunicazione attraverso il Canale deve includere:

– una descrizione dettagliata degli eventi accaduti e di come l’informatore ne sia venuto a conoscenza;
– data e luogo in cui si è verificato l’evento;
– nomi e posizioni delle persone coinvolte o elementi che ne consentano l’identificazione;
– nomi di altre persone che possono fornire informazioni sui fatti oggetto della comunicazione; e
– riferimento a qualsiasi documento che possa confermare che gli eventi segnalati si sono verificati.

6.2. Accoglienza e valutazione

Il System Manager di ENINTER, Mr. Jordi Pérez Montalvo, è la persona incaricata di ricevere e gestire le comunicazioni ricevute attraverso il Canale Etico, garantendo così la massima indipendenza e imparzialità nell’esercizio di queste funzioni, nonché la riservatezza delle informazioni comunicate.

Al ricevimento di una comunicazione, il Gestore del sistema ne dà conferma all’informatore entro un massimo di 7 giorni di calendario dal ricevimento.

Successivamente, il Gestore del Sistema effettua un esame preliminare per verificare la consistenza, la sufficienza e la plausibilità dei fatti segnalati, stabilendo se essi possano essere considerati come una “violazione” che può essere segnalata attraverso il Canale, in conformità alle disposizioni del presente Protocollo o, al contrario, se tale segnalazione debba essere respinta.

Nel caso in cui la divulgazione riguardi personalmente il Funzionario del sistema e lo ponga in una situazione di conflitto di interessi, il Funzionario del sistema si astiene dal partecipare al processo di gestione della divulgazione. Di conseguenza, verrà nominato un nuovo case manager che si occuperà del caso.

Se il rapporto risulta contenere difetti formali o materiali, al segnalante vengono concessi 10 giorni lavorativi per rimediare al difetto in questione. Se invece il Gestore del sistema ritiene che le informazioni comunicate siano insufficienti, chiede all’informatore di estenderle entro il periodo di tempo sopra indicato, dettagliando gli aspetti specifici che dovrebbero essere estesi.

Una volta effettuato l’esame preliminare della comunicazione, attraverso la stesura di una relazione motivata, il Gestore del Sistema:

(a) ammettere la comunicazione e:

– il segnalante sia informato delle misure previste o adottate per il trattamento della sua segnalazione e dei motivi di tali misure.

(b) respinge la comunicazione come irricevibile e la archivia immediatamente se:

– i fatti segnalati non sono considerati un “reato” che può essere segnalato attraverso il Canale Etico;

– dopo il termine concesso, l’informatore non ha ottemperato alle richieste del Gestore del sistema di rettificare o ampliare il contenuto della comunicazione;

– i fatti segnalati sono già oggetto di indagine; oppure

– la comunicazione è considerata irrilevante o non pertinente;

Una volta accettata la comunicazione, il System Manager la registra, registrando i seguenti punti:

– Numero identificativo della comunicazione;

– Data di ricezione e ricevuta di ritorno;

– Sintesi dei fatti;

– Relazione finale dell’indagine interna, se presente; e

– Risoluzione della comunicazione.

Nel caso in cui subisca una situazione di molestie, l’informatore può scegliere tra la presentazione di un “reclamo” direttamente all’Equality Officer, che sarà gestito direttamente da quest’ultimo, o la formalizzazione di una comunicazione attraverso il Canale Etico.

6.3. Indagini e risoluzioni interne

In base all’esito dell’esame preliminare, il Responsabile di Sistema stabilisce se sia necessario avviare una procedura di indagine interna o se, al contrario, la risoluzione della comunicazione non ne richieda l’adozione.

In caso di indagine interna, questa comprende tutte le misure ritenute necessarie per chiarire i fatti denunciati e identificare i responsabili, mantenendo la formalità dell’audizione delle parti coinvolte e rispettando sempre i loro diritti fondamentali. Questa fase comprende, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la conduzione di colloqui con le persone coinvolte, la raccolta di prove documentali e/o video, la verifica di documenti pubblici, ecc.

In ogni caso, la persona interessata viene informata delle azioni o omissioni che le sono state attribuite, ha il diritto di essere ascoltata nel processo di indagine e i suoi contributi vengono messi a verbale.

La risoluzione della comunicazione avviene entro un periodo di tempo ragionevole, che non può superare i tre mesi dall’avviso di ricevimento (estendibile a sei (6) mesi in caso di particolari difficoltà).

La decisione presa dall’amministratore di sistema viene inviata sia al segnalante che all’interessato. Se i fatti segnalati risultano punibili, e sempre che l’autore dell’infrazione sia un dipendente dell’organizzazione, la sanzione disciplinare viene applicata in conformità alle disposizioni del contratto collettivo di lavoro applicabile.

Se si ritiene che i fatti oggetto di indagine possano costituire un reato, l’informazione deve essere trasmessa immediatamente alla Procura della Repubblica. Se i fatti riguardano gli interessi finanziari dell’Unione europea, saranno deferiti anche alla Procura europea.

7. CANALE INFORMATIVO ESTERNO

Chiunque può segnalare all’Autorità indipendente per la protezione degli informatori (di seguito, I.W.P.A.), o alle autorità o agli organismi regionali corrispondenti, la commissione di qualsiasi azione o omissione inclusa nella seconda sezione del presente documento.
In questo caso, il seguente link è fornito dall’Ufficio Antifrode della Catalogna, in qualità di A.A.I. della Comunità Autonoma della Catalogna, dove ENINTER ha la sua sede legale: https://denunciesanonimes.antifrau.cat/#/?lang=es

8. RISERVATEZZA

Chiunque faccia una comunicazione o una divulgazione pubblica ha il diritto di salvaguardare la propria identità.

Se l’identità dell’informatore viene rivelata, può essere comunicata all’autorità giudiziaria, alla Procura della Repubblica o all’autorità amministrativa competente solo nell’ambito di un’indagine penale, disciplinare o di disciplina. In questo caso, l’informatore viene informato che la sua identità sarà rivelata prima della divulgazione, a meno che tali informazioni non possano compromettere l’indagine o il procedimento giudiziario.

Importante: quando la comunicazione dell’informatore avviene attraverso canali diversi da quelli stabiliti o a membri del personale che non sono responsabili del loro trattamento, il destinatario deve inviare la comunicazione all’Amministratore di sistema il prima possibile e su base obbligatoria. La mancata osservanza di questa misura può comportare un’infrazione molto grave.

9. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati trattati saranno conservati solo per il tempo necessario a decidere se aprire o meno un’inchiesta sui fatti segnalati.

Se si dimostra che le informazioni fornite o parte di esse non sono veritiere, esse saranno immediatamente cancellate non appena questa circostanza viene a galla, a meno che la mancanza di veridicità possa costituire un reato penale, nel qual caso le informazioni saranno conservate per il tempo necessario durante il procedimento legale.

In ogni caso, trascorsi tre mesi dal ricevimento della comunicazione senza che sia stata avviata alcuna indagine, i dati saranno cancellati, a meno che lo scopo della conservazione non sia quello di lasciare prove del funzionamento del sistema. Le comunicazioni che non sono state trattate sono conservate in forma anonima, senza che si applichi l’obbligo di blocco previsto dall’articolo 32 della legge organica 3/2018 del 5 dicembre.

Responsabile: ASCENSORES ENINTER, S.L.
Finalità: utilizziamo i vostri dati per gestire le comunicazioni effettuate tramite il Canale Etico e per poter emettere una risoluzione.
Legittimazione: il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale applicabile al titolare del trattamento.
Destinatari: i Suoi dati sono trattati dall’Amministratore di Sistema, dall’ufficio Risorse Umane, in caso di provvedimenti disciplinari nei confronti di un dipendente, dai servizi legali, dagli eventuali responsabili del trattamento nominati e dal responsabile della protezione dei dati.
Il trattamento dei dati da parte di altri soggetti, o anche la loro comunicazione a terzi, è lecito quando è necessario per l’adozione di misure correttive nell’ente o per l’espletamento dei procedimenti sanzionatori o penali eventualmente applicabili.

Diritti: avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, opporvi, limitare e richiedere la portabilità dei vostri dati personali. Nel caso in cui la persona cui si riferiscono i fatti oggetto della comunicazione o della divulgazione pubblica eserciti il diritto di opposizione, si presume, in assenza di prova contraria, che sussistano motivi legittimi cogenti per il trattamento dei suoi dati personali.