Revisão 01
Data de revisão: 08/06/2023
1. OBJECTIVO
2. DEFINIÇÕES
3. O QUE PODE SER COMUNICADO?
4. QUEM PODE COMUNICAR?
5. MEDIDAS DE PROTECÇÃO
6. PROCEDIMENTO DE ACÇÃO
6.1. Interposição
6.2. Receção e avaliação
6.3. Investigação e resolução internas
7. CANAL DE INFORMAÇÃO EXTERNO
8. CONFIDENCIALIDADE
9. PROTECÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
O presente Protocolo tem como objetivo determinar as operações de gestão das comunicações recebidas através do Canal Ético das empresas que compõem o GRUPO ENINTER (doravante, “ENINTER”), de acordo com as normas legais em vigor e os regulamentos internos da empresa.
Ligação ao Canal Ético: https://canaldedenuncias.escura.com/#/submission?context=cb3afd21-f01f-4c14-95f5-3b6b58b5db70
Ligação para consulta do estado da comunicação: https://canaldedenuncias.escura.com/#/
Canal de Ética: canal de comunicação disponibilizado por uma entidade para que pessoas internas e/ou externas à organização comuniquem a prática de infracções.
Informador: uma pessoa singular que comunica informações sobre infracções obtidas no contexto da sua atividade.
Retaliação: qualquer ação ou omissão, direta ou indireta, ocorrida num contexto laboral, motivada por uma comunicação interna e que cause ou seja suscetível de causar um prejuízo injustificado ao autor da denúncia.
Gestor do Sistema: pessoa responsável pela receção e gestão das comunicações recebidas através do Canal Ético do ENINTER.
Pode comunicar através do Canal de Ética:
(a) Qualquer ato ou omissão que possa constituir uma infração ao direito da União Europeia, desde que
– São abrangidos pelo âmbito de aplicação dos actos da União Europeia enumerados no anexo da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União;
– afetar os interesses financeiros da União Europeia; ou
– Afectam o mercado interno, incluindo as infracções às regras de concorrência da UE e os auxílios concedidos pelos Estados, bem como as infracções relativas ao mercado interno relacionadas com actos contrários às regras do imposto sobre as sociedades ou com práticas destinadas a obter uma vantagem fiscal que contrarie o objeto ou a finalidade do direito do imposto sobre as sociedades.
b) Acções ou omissões que possam constituir uma infração penal ou administrativa grave ou muito grave (por exemplo, assédio sexual).
O Canal é o canal preferencial para comunicar as acções ou omissões acima referidas. No caso de um membro do ENINTER comunicar verbalmente uma infração ao seu superior hierárquico, deve também levar os factos ao conhecimento do responsável do Sistema através do Canal de Ética.
Importante: A não comunicação de uma infração através do Canal de Ética pode ser entendida como uma violação do bom contrato e como indisciplina ou desobediência no trabalho por parte do trabalhador em questão, com sanções disciplinares para tal conduta, de acordo com o acordo coletivo de trabalho aplicável e o Estatuto dos Trabalhadores.
O Canal pode ser utilizado por pessoas que tenham obtido informações sobre infracções num contexto laboral ou profissional, incluindo em qualquer caso:
– pessoas com estatuto de funcionário ou empregado público;
– trabalhador independente;
– accionistas, membros e pessoas pertencentes ao órgão de administração, de direção ou de fiscalização, incluindo os membros não executivos; e
– qualquer pessoa que trabalhe para ou sob a supervisão e direção dos contratantes, subcontratantes e fornecedores da ENINTER.
Pode também ser utilizada por pessoas que comuniquem ou divulguem publicamente informações sobre infracções obtidas no âmbito de uma relação laboral ou estatutária já terminada, voluntários, estagiários, formandos (remunerados ou não), bem como por pessoas cuja relação laboral ainda não tenha sido iniciada, nos casos em que as informações sobre infracções tenham sido obtidas durante o processo de recrutamento ou de negociação pré-contratual.
As pessoas que comunicam ou revelam infracções através do Canal de Ética têm direito a proteção, desde que se verifiquem as seguintes circunstâncias:
(a) Tenham motivos razoáveis para acreditar que a informação fornecida é verdadeira no momento da comunicação ou divulgação, mesmo que não forneçam provas concludentes, e que a informação se insere no âmbito material de aplicação; ou
b) A comunicação ou divulgação tenha sido feita em conformidade com os requisitos da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções regulamentares e a luta contra a corrupção.
As pessoas que comunicam ou divulgam são excluídas do direito à proteção:
a) Informações contidas em comunicações que tenham sido rejeitadas pelo Canal:
– Onde os factos não têm qualquer credibilidade;
– Quando os factos não constituírem uma infração administrativa ou penal grave ou muito grave;
– Quando a comunicação é manifestamente infundada ou existem motivos razoáveis para crer que foi obtida através da prática de uma infração. Neste último caso, para além da inadmissibilidade, os factos constitutivos de uma infração são comunicados ao Ministério Público; e
– Quando a informação não contém novas informações significativas sobre infracções em comparação com uma comunicação anterior relativamente à qual os procedimentos relevantes tenham sido concluídos, a menos que existam novas circunstâncias que justifiquem um seguimento diferente.
b) Informações relativas a queixas sobre conflitos interpessoais.
(c) Informações que já estão totalmente disponíveis ao público ou que são meros boatos.
Não será tolerada qualquer forma de retaliação contra um denunciante que decida utilizar o Canal de Ética de boa-fé, sendo apenas sancionada a utilização incorrecta do Canal de Ética sob a forma de denúncias falsas, infundadas e/ou exclusivamente com o objetivo de caluniar, difamar ou prejudicar terceiros. Para este fim, a ENINTER reserva-se o direito de tomar as medidas adequadas contra qualquer pessoa que retalie contra um denunciante.
Sempre que possível, a comunicação através do Canal deve incluir:
– uma descrição pormenorizada dos factos ocorridos e da forma como o informador teve conhecimento dos mesmos;
– data e local onde o evento teve lugar;
– nomes e cargos das pessoas envolvidas ou elementos que possam permitir a sua identificação;
– nomes de outras pessoas que possam fornecer informações sobre os factos que são objeto da comunicação; e
– referência a qualquer documento que possa confirmar a ocorrência dos factos comunicados.
O Diretor de Sistemas da ENINTER, Sr. Jordi Pérez Montalvo, é a pessoa encarregada de receber e gerir as comunicações recebidas através do Canal de Ética, garantindo assim a máxima independência e imparcialidade no exercício destas funções, bem como a confidencialidade das informações comunicadas.
Após a receção de uma comunicação, o gestor do sistema acusa a sua receção ao informador no prazo máximo de 7 dias de calendário a contar da sua receção.
Posteriormente, o Gestor do Sistema efectua um exame preliminar para verificar a substância, a suficiência e a plausibilidade dos factos comunicados, determinando se podem ser considerados como uma “infração” que pode ser comunicada através do Canal, em conformidade com as disposições do presente Protocolo ou, pelo contrário, se a referida comunicação deve ser rejeitada.
Caso a divulgação afecte pessoalmente o funcionário do sistema e o coloque numa situação de conflito de interesses, este deve abster-se de participar no processo de tratamento da divulgação. Por conseguinte, será nomeado um novo gestor de caso para tratar do caso.
Se se verificar que o relatório contém defeitos formais ou materiais, o declarante dispõe de um prazo de 10 dias úteis para corrigir o defeito em questão. Por outro lado, se o Gestor do Sistema considerar que a informação comunicada é insuficiente, solicita ao informador que a alargue dentro do período de tempo acima referido, detalhando os aspectos específicos que devem ser alargados.
Uma vez efectuada a análise preliminar da comunicação, através da elaboração de um relatório fundamentado, o gestor do sistema:
(a) admitir a comunicação e:
– o autor da denúncia seja informado das medidas previstas ou adoptadas para o tratamento da sua denúncia e dos motivos dessas medidas.
(b) Rejeitará a comunicação como inadmissível e encerrá-la-á imediatamente quando:
– os factos comunicados não são considerados uma “infração” que possa ser comunicada através do Canal de Ética;
– após o prazo concedido, o informador não tiver cumprido as exigências do gestor do sistema para retificar ou ampliar o conteúdo da comunicação;
– os factos comunicados já estão a ser investigados; ou
– a comunicação é considerada irrelevante ou irrelevante;
Uma vez aceite a comunicação, o gestor do sistema regista-a, registando os seguintes pontos
– Número de identificação da comunicação;
– Data de receção e aviso de receção;
– Resumo dos factos;
– Relatório final do inquérito interno, se for caso disso; e
– Resolução da comunicação.
No caso de sofrer uma situação de assédio, o informador pode optar entre apresentar uma “queixa” diretamente ao responsável pela igualdade, que será tratada diretamente com este, ou formalizar uma comunicação através do Canal de Ética.
Com base no resultado da análise preliminar, o responsável pelo sistema determina se é necessário dar início a um procedimento de investigação interna ou se, pelo contrário, a resolução da comunicação não exige a sua adoção.
Em caso de inquérito interno, este incluirá todas as diligências consideradas necessárias ao esclarecimento dos factos denunciados e à identificação dos responsáveis, mantendo a formalidade da audição das partes envolvidas e respeitando sempre os seus direitos fundamentais. Esta fase inclui, entre outros, a realização de entrevistas com as pessoas envolvidas, a recolha de provas documentais e/ou vídeo, a verificação de registos públicos, entre outros.
Em qualquer caso, a pessoa em causa é informada das acções ou omissões que lhe são imputadas e tem o direito de ser ouvida no processo de inquérito, sendo os seus contributos registados em ata.
A resolução da comunicação é efectuada num prazo razoável, que não pode exceder três meses a contar da data do aviso de receção (prorrogável até seis (6) meses em caso de dificuldade especial).
A decisão tomada pelo Administrador do Sistema é enviada tanto para a parte que reporta como para a parte afetada. Se os factos comunicados forem considerados puníveis, e desde que o infrator seja um trabalhador da organização, a sanção disciplinar é aplicada em conformidade com as disposições da convenção colectiva de trabalho aplicável.
Se se considerar que os factos sob investigação podem constituir uma infração penal, a informação será imediatamente transmitida ao Ministério Público. Se os factos afectarem os interesses financeiros da União Europeia, o caso será igualmente remetido para a Procuradoria Europeia.
Qualquer pessoa pode denunciar à Autoridade Independente para a Proteção dos Denunciantes (a seguir designada por A.I.W.P.A.), ou às autoridades ou organismos regionais correspondentes, a prática de qualquer ação ou omissão incluída na segunda secção do presente documento.
Neste caso, é fornecida a seguinte ligação para o Organismo de Luta Antifraude da Catalunha, na qualidade de A.A.I. da Comunidade Autónoma da Catalunha, onde ENINTER tem a sua sede social: https://denunciesanonimes.antifrau.cat/#/?lang=es
Qualquer pessoa que efectue uma comunicação ou divulgação pública tem o direito de salvaguardar a sua identidade.
Se a identidade do informador for revelada, só pode ser comunicada à autoridade judiciária, ao Ministério Público ou à autoridade administrativa competente no âmbito de um inquérito penal, disciplinar ou disciplinar. Neste caso, o informador é informado de que a sua identidade será revelada antes da divulgação, exceto se essa informação puder prejudicar a investigação ou o processo judicial.
Importante: Quando a comunicação do informador é feita através de canais diferentes dos estabelecidos ou a membros do pessoal que não são responsáveis pelo seu processamento, o destinatário deve enviar a comunicação ao Administrador do Sistema o mais rapidamente possível e numa base obrigatória. O não cumprimento desta medida pode dar origem a uma infração muito grave.
Os dados tratados serão conservados apenas durante o tempo necessário para decidir se deve ou não ser aberto um inquérito sobre os factos comunicados.
Se se provar que as informações fornecidas ou parte delas não são verdadeiras, serão imediatamente apagadas assim que essa circunstância se verificar, a menos que a falta de veracidade possa constituir uma infração penal, caso em que as informações serão mantidas durante o tempo necessário para o processo judicial.
Em qualquer caso, decorridos três meses após a receção da comunicação sem que tenha sido iniciada qualquer investigação, os dados serão apagados, a menos que o objetivo da conservação seja deixar provas do funcionamento do sistema. As comunicações que não foram tratadas são conservadas de forma anónima, sem que seja aplicável a obrigação de bloqueio prevista no artigo 32.º da Lei Orgânica n.º 3/2018, de 5 de dezembro.
Responsável: ASCENSORES ENINTER, S.L.
Objetivo: utilizamos os seus dados para tratar das comunicações efectuadas através do Canal de Ética e para podermos emitir uma resolução.
Legitimação: o tratamento é necessário para o cumprimento de uma obrigação legal aplicável ao responsável pelo tratamento.
Destinatários: os seus dados são tratados pelo administrador do sistema, pelo departamento de RH, no caso de poderem ser tomadas medidas disciplinares contra um empregado, pelos serviços jurídicos, por quaisquer processadores de dados nomeados e pelo responsável pela proteção de dados.
O tratamento dos dados por outras pessoas, ou mesmo a sua comunicação a terceiros, é lícito quando for necessário para a adoção de medidas correctivas na entidade ou para o tratamento dos processos sancionatórios ou penais que, se for caso disso, possam ser aplicáveis.
Direitos: O utilizador tem o direito de aceder, retificar, apagar, opor-se, limitar e solicitar a portabilidade dos seus dados pessoais. No caso de a pessoa a quem se referem os factos constantes da comunicação ou a quem se refere a divulgação pública exercer o direito de oposição, presume-se, na ausência de prova em contrário, que existem motivos legítimos imperiosos para o tratamento dos seus dados pessoais.
